基于aPaas語境下關于工作報告套件的思考

編輯導語：本文通過總結分析windows端飛書匯報、windows端釘釘日志、企業微信匯報三款產品的基本特征，提出對工作報告可優化、提升的路徑以及對工作報告的思考及產品架構。適用于不知道如何選擇與運用工作報告產品的人群閱讀。

本文采用歸納總結的方法，選取市面上通用、常用的三款產品：windows端飛書匯報、windows端釘釘日志、企業微信匯報，對這三款產品進行解構、分析，找出這三款產品的共性、特性、亮點和缺失處。在此基礎上結合作者自身經驗，用戶必要、常規、特殊需求，以“組織”、“連接”為關鍵詞提出作者淺顯的見解，關于工作報告可優化、提升的路徑，對于工作報告的思考及產品架構。

本文分為三個模塊：工作報告套件化的背景、對上述三款產品的分析、關于工作報告套件的思考。

工作報告套件化的背景分為工作報告的作用、工作報告套件化的必要性、工作報告套件的用戶及用戶基本需求；對上述三款產品的分析包括對各個產品工作匯報性質模塊的亮點和憾點，總結其共性、特性，找出可以提升的地方；關于工作報告套件的思考分為產品與組織的關系、產品架構。

一、工作報告的背景

1. 工作報告的作用

工作報告的作用分為員工層面的作用和組織層面的作用。

（1）員工層面的作用有總結反思作用、借鑒學習作用、向上管理作用。員工可以在寫工作報告的過程中回顧總結一定時間內工作的經驗，在這一過程中得以反思提升自己，同時也可以看其他人的工作報告和回顧歷史報告，與組織內成員互相借鑒、學習，借鑒歷史經驗、在周期內自我比較。工作報告對員工而言也有向上管理的作用，使得管理人員知悉近期的工作情況、工作成果和工作計劃。

（2）組織層面的作用有監督考核作用和記錄作用。要求填寫工作報告是對組織各級員工的監督，考核近期員工的工作情況、工作成果，將組織內成員的工作報告記錄、留存下來，對組織的積累是有積極意義的。

2.工作報告套件化的必要性

（1）對沒有獨立工作報告系統的組織而言，使用場景和流程大抵分為兩類：一類是線下書寫、由專人統計整理并提交給管理人員，另一類是通過填寫PPT、郵件等形式填寫并提交給管理人員。

對于第一類而言，流程繁瑣、未形成模板化且由于書寫會花費大量時間，不適用于周期性短、頻率高的日報、周報，第二類雖形成了模板化，線上打字填寫取代了紙面書寫，在流程和效率上有所提升，但整體流程仍是自下而上的單向流程，無法及時得到反饋，且報告內容、對于報告的評價并不透明。此時有一個能夠縮短流程、提高工作效率、透明度高、互動性強、暢通反饋渠道的匯報系統顯得尤為重要。

（2）使用工作報告的組織分為三類，一類是有自研能力、自主研發工作報告系統的，一類是有自研能力、結合各方面考量不自主研發但有這方面需求的，還有一類是無自研能力和經費、需要工作報告系統提升工作效率的。為后兩類用戶提供工作報告套件不僅有助于將這兩類用戶吸收進來，為未來的商業化提供用戶支撐，也有助于為產品生態帶來新的活力。

（3）套件是被包含在產品之中，但與產品脫鉤后又不影響其使用性質的產品類型。組織架構是每個企業的基本屬性，任何企業都存在組織架構，而產品套件化可以保證與組織架構保持一個低耦合的狀態，在組織架構面臨調整的時候套件化的工作報告可以先組織架構的調整而行，保證工作目標是按照最新的組織架構進行對齊，匯報制度能夠先組織架構的調整而確立，不受到客觀因素的干擾。

3.工作報告套件的用戶及用戶基本需求

（1）工作報告套件的用戶為無自研能力的企業、部門、個體，有自研能力自研經費欠缺的企業、部門、個體，有自研能力而不自研的企業、部門、個體。

（2）工作報告套件用戶基本需求組織的需求、配置人的需求、匯報人的需求。

• 對于無自研能力和有自研能力而不自研的組織而言，信息的傳達是準確的、全面的、真實的，交互的渠道是暢通的、透明的，對組織的意義是積極的，是具有留存和記錄價值的。
• 對于配置人而言，配置的流程是清晰的，操作是簡易的，模板大都是通用的、少部分是可定制化的。
• 對于匯報人而言，既定模板的填寫內容是大同小異的，反饋是及時的，互相之間是有借鑒意義的，重大事件是能夠向上匯報的。

二、三款產品的分析與思考

1. 飛書

（1）亮點

①靈活性：飛書的匯報規則管理模塊對重復頻率、提交次數的規則在保證最大規范化的同時保證了一定的靈活性。以飛書的用戶拜訪和員工關懷為例，對于特定公司來說，用戶拜訪和員工關懷不一定是周期性的，而是在特定情景下觸發，跟時間并無關系，通過調整重復頻率和提交次數保證了不同用戶使用時的兼容性。

再又如飛書作為多國家多地區使用的產品，匯報的提交與提醒是可以跟隨所在國家的法定節假日自動調整的。

②自動化：匯報任務會隨著部門和群聊進行同步，飛書操作員工入職、群成員發生變化時，會將所建的匯報任務隨部門同步給指定員工，自動化的設定使得管理員不需要重復性地操作同一件事。

③效果回收：導出的內容除了匯報規則的數據外，還包括評論數、點贊數、互動內容，即上級對下級、員工間互動的數據，這份數據的導出有利于對工作效果的回收和對數據的再次利用。

④數據的可追溯性：匯報各模塊歷史填寫內容是保留的，且都是可見報告的人員可見的。

⑤充分考慮用戶使用場景：日報和周報制度是大多企業都具備的，飛書將日報與周報單獨擇出來，可覆蓋大多數場景；又比如用戶拜訪導入上次匯報，由用戶自主選擇是否導入，既考慮到了流程型的用戶拜訪，又考慮到了非流程型、偶發性的用戶拜訪。

⑥給用戶的安全感及隱私性：會讓用戶知曉是實時保存、會告知用戶保存時間，上傳圖片可添加水印。

（2）憾點

①管理后臺數據的導出覆蓋面欠缺和流程復雜：

數據查詢的精度可以覆蓋大多數的場景，但在導出時沒有提供給用戶另一種選擇，即在查詢后的結果進行有選擇的導出，在這種情況下數據不是直接可以的，而要求用戶在系統外對所導出的數據進行二次處理。

后臺導出的流程為數據查詢——生成導出記錄及下載鏈接——在導出記錄模塊下載，增加了用戶的操作流程，然而前臺的查看報表和導出卻是將生成導出記錄及下載鏈接——在導出記錄模塊下載合并為一步處理。

②飛書在將日報與周報單獨擇出來的情況下，要求用戶填寫完成后需要跳轉至匯報模塊進行查看與編輯，盡管在頁面上已做好了指引，但所見不為所得，在業務上顯得有一些割裂。

③填寫周期、填寫人員在同一規則下存在一刀切的傾向。在實際情況中，上級會考核、評價下級的匯報，下級的匯報對上級填寫匯報有一定的參考作用，在此背景下采取一刀切的方式，所有要求填寫匯報的人員必須在相同的時間段完成顯得無法滿足實際使用場景。

④消息推送過于密集：存在關聯的操作都會對相關人員推送消息，在導致重要信息被覆蓋的同時也會影響處理人的心理（抵觸-接受-麻木）。

⑤評價維度的欠缺：評價維度的欠缺受客觀因素的影響，評價維度的引用加強了工作報告的考核屬性卻又受到客觀因素的影響。一方面需要考慮到評價模塊的可見范圍、評價維度如何保證是通用的、評價維度組件如何支持定制化，考核屬性的加強是否會影響到當前工作報告活躍的互動性，另一方面又需要考慮到數據的敏感性，組織的員工的考核數據對于組織內部是相當敏感的，如何保障數據的安全并使得用戶信賴顯得尤為重要。

⑥bug：日報填寫完成后，再次點擊日報不是查看日報詳情頁，而是會跳轉到其他未完成報告（每日健康情況上報）中；各模塊歷史填寫內容，點擊查看歷史填寫內容，該模塊的時間為歷史時間，但歷史時間與歷史內容的對應關系卻紊亂了，歷史內容沒有顯示在該模塊，而最新的填寫內容與歷史時間相對應，且僅存在這一條數據。

2. 企業微信

（1）亮點

①用戶選擇及垂類深耕：

企業微信的默認匯報模板分為日報、周報、月報、銷售業績、營業報告、拜訪記錄、銷售單、邀約到訪、店面檢查表、匯報。

從默認模板可以看出，企業微信匯報除日常通用的日報、周報、月報外，其重點在于銷售性質的企業或部門和具有線下分布式門店的企業或個體，這兩類性質的企業均具有重線下而非線上交互的特點，在此基礎上這類企業自然不可能花費過多地成本自研、購買數字化服務，企業微信對于這兩類垂類的選擇不可謂不精準，且與企業微信2020年度發布會上重點介紹的生態合作方面相契合，“數字化進程最快的是零售與服務行業、教育行業、政務行業的解決方案與實踐案例。”

②統計和導出服務直達：

企業微信匯報把統計單據作為一個模塊本身就是一個亮點。

數據導出直達與提醒，企業微信的數據導出涉及到多端交互，點擊導出時發送消息提醒的同時會在移動端和PC端都導出一份文件，點擊直達不需要多余的操作。

③對用戶的友好度：

模板配置時。對于消息通知的配置，在通知上給予用戶選擇，可選擇批量處理，也可選擇提交時則通知被匯報人；配置完成前的預覽，對于預期產出效果的展示與告知，給予用戶安全感；對于控件的選擇，控件名稱不允許重復，在用戶保存配置時有利于幫助用戶找出配置項的問題。

提交報告時。會對組件的內容進行識別，與組件本身的屬性進行對比，例如在數字框中輸入了非數字的符號，則不允許提交且進行提示“請輸入正確的{組件標題}”；時長以小時為單位時，會提示請假時長的相應情況，充分考慮到了使用場景。

特色功能“置頂”，可以幫助用戶專注于填寫報告。

（2）憾點

①可配置性上：

對于主打零售與服務行業的微信而言，所提供的銷售單模板無法作為通用的模板，需要用戶自主進行不同程度的定制操作。

各個組件相互獨立，未能在支持定制化的基礎上給予一定的整體化、模塊化配置。這也是我認為匯報對于主打零售與服務行業的企業微信來說的一大敗筆。例如一個門店的銷售品類，在一定時間內是不會有大幅變動的，則在此基礎上可以讓用戶選擇銷售類型時，將常規通用字段填充進去，在此基礎上進行少量的調整即可，而在企業微信的銷售單里，用戶需要一個一個地進行填充，對于該門店而言，極大的降低了工作效率，無法及時的進行記錄、反饋、效果回收影響了后續可能的流程。

②在模板配置的難度上：

首先企業微信要求用戶必須在移動端上配置，移動端屏幕較電腦屏幕相比小、頁面信息量大而龐雜、手指操作不夠靈活，規則配置起來困難。

其次是交互復雜，對于交付使用的配置者而言，在微信生態用戶覆蓋面極廣、匯報聚焦于零售與服務行業的情況下，應當考慮到用戶對于數字知識的了解程度是層次不齊的。

③容錯性上，例如企業微信的報告提交后便不可修改，不給用戶試錯的機會。

3. 釘釘

（1）亮點

①對于用戶的選擇上。一方面釘釘大張旗鼓地宣傳疫情下為政務、教育行業提供服務，獲得大眾的好感；另一方面設置業績日報、客戶經理日報為默認模板，就連控件也專為銷售性質的企業提供獨立的“我的客戶”控件，在提供定制化服務的情況下提供通用的服務，深耕于零售與服務行業。

②產品架構清晰。后臺模板配置頁面從左到右分為控件區、編輯區、規則設置區，看上去一目了然、十分清晰，前臺將決定報告可見性的功能單獨置于更多模塊，保證整體清晰度的同時方便之后進行拓展和增加定制化的內容。

③產品的可擴展性。在后臺設置API模塊，方便有自研能力的用戶進行接入、擴展。

④與整體的連接。釘釘的日志系統與整體保持著關聯，一方面與組織架構打通，選擇匯報人時除了選擇人和群聊外，還可以根據組織架構或組織內成員角色進行選擇；另一方面從我的客戶模塊可以看出能夠獲取客戶信息，是與客戶關系管理系統有一定的聯系的；在文件的處理上還與釘盤進行聯系。

⑤對于流程的精簡。第一次使用的操作流程為寫日志-查看-選擇寫什么樣的日志，且可以隨時切換模板，用戶再次使用時會自動進入上次模板，只有一個步驟，寫日志。并且釘釘日志所有模板都支持導入同模板規則下的上一篇日志。

⑥合理的權限管控和權限下放。配置權限集中在管理員上，報告的可見權限由提交人在填寫日志時自主選擇。提交人可選擇報告是否允許接收人以外的員工看見，該功能體現了除管理員外的至少三種角色和對應的權限，提交人、接收人、其他（由提交人決定其他類型員工是否可見，由員工決定是否僅允許自己轉發）。

（2）憾點

①規則模板。根據釘釘專門將API作為一個獨立模塊可以看出，釘釘是鼓勵有自研能力的用戶自行接入的，對這方面的用戶有一定的傾向性。這也就導致了釘釘的默認模板數量少，僅有日報、周報、月報、業績日報、客戶經理日報5種類型，相較而言顆粒度粗，可以滿足通用的記錄與匯報需求，在特定需求上需要用戶自定義模板。通過API幫助用戶實現更加定制化的內容。將支持接口對接作為獨立的模塊是一大亮點，但如果主觀意愿上更傾向于有自研能力的用戶因此丟失了無自研能力的用戶，顯得有些遺憾。

②操作簡易性上。盡管釘釘的模板管理模塊在架構上較為清晰，但是操作起來不夠簡單。配置模板是一件事情，釘釘拆成了三件事，選擇控件、編輯控件和模板、設置控件的屬性，流程上沒問題，內容存在割裂，有一定的學習成本且缺乏操作指引，對于缺乏這方面經驗的用戶特別是對于大部分非互聯網小微企業而言使用起來相對困難。

4. 總結

（1）共性

①幫助用戶連接了人與人、人與組織，且都是重互動的。無論是對于匯報群聊的選擇，還是可以與其他參與評論的人進行互動，又或是在表情、評論、說明上鼓勵@同事一起討論，都是為了幫助用戶營造一個活躍、良好的氛圍。

②三者都給定了默認的模板及規則，且都是可配置的，在滿足通用需求的同時提供個性化的服務。

③都是套件化的工具，盡管釘釘與客戶關系管理系統存在聯系，但都是能夠保證在與其他內外部產品脫鉤的情況下獨立使用的。

（2）特性

①在用戶的選擇上。企業微信更注重于零售與服務行業，為其提供了許多規范化的默認模板；釘釘則在此基礎上支持API接入，傾向于獲取有自研能力的用戶。

②在較具特色的功能上，企業微信的統計模塊與導出支持多端直達的特性是飛書和釘釘所欠缺的。但在用戶的友好度上，企業微信略顯不足。例如，釘釘和飛書都會在用戶填寫內容時告知用戶，內容將被實時保存給予用戶安全感；企業微信的報告提交后不可修改，不給用戶試錯的機會，容錯率低；釘釘和飛書在導出時都可以選擇已刪除模板導出，保證了數據的可追溯性；釘釘和飛書的客戶拜訪記錄都可導入上一篇，減少用戶的重復性工作。

③在與組織的連接中，飛書和釘釘較企業微信有了一定程度的提升。飛書的默認規則模板360度績效評估為匯報賦予了考核的屬性，這意味著使用飛書的用戶在縱向上有了更深層次的連接，而不僅是停留在相同層級的互動上。而釘釘將建立深層次連接的方式通用API模塊交還給了用戶。

（3）小結

上面所說的共性、特性、亮點、憾點，特征都是十分顯著的，易找尋、易學習、易優化的。與其“雞蛋縫里挑骨頭”般地找尋問題，我更期望結合“組織”、“連接”關鍵詞在當前基礎上進行升級，也就是下面的關于工作報告套件的思考。工作報告除了記錄、匯報和互動之外，要提升組織，還應提升縱向的聯系，比如下級對上級的報告，上級對下級的考核，這在當前是不具備的。一是受困于客觀條件的限制，考核數據當屬于極度敏感數據，用戶很難相信產品會給予這方面的保障；另外則是考核的維度難以標準化、通用化，要解決這些問題，還得深究產品與組織的關系。

三、關于工作報告套件的思考

1. 產品與組織的關系

（1）產品與外部組織的關系。用戶選擇產品時，更傾向于好用、易用、安全的產品。能夠提升效率的產品才會吸引用戶、留住用戶，保證用戶數據安全的產品則會增加用戶的認可度，持續留存。

對于工作報告來說，首選要做到的就是縮短用戶的使用流程，不論是寫報告、評報告還是配置模板；其次是要保障使用的簡易性，簡單的配置是基礎；再是保障數據的安全性，這也是提升產品與外部組織連接的重要手段，要消除用戶對產品安全性、隱私性的不信任感，可以為用戶提供一個專門用來存儲敏感數據的“黑箱”，只有用戶才有打開箱子的鑰匙，或是允許用戶自行接入其他功能。

（2）組織內聯系。組織內的聯系分為橫向的和縱向的，橫向的聯系在于成員間的互動，縱向的聯系在于上下級間的互動。當然還包括了聚合了各個職能個體的組織間的聯系，這在以工作和考核為導向的工作報告中是不必要進行討論的。

對于工作報告來說，加深縱向的連接，需要加強工作報告的考核屬性。首先是保障數據的敏感性，需要進行清晰的角色劃分，因此可分為可提交報告、查看、評論他人報告的報告人，除查看、評論外還可評價他人報告的評價人及管理員。其次是考核維度的標準化，可配置化；考核維度一定是清晰的且相互對立的，可以使用數字、單選等組件及文本組件作為對評分的補充，使之形成通用考核模板。

2. 產品架構

工作報告是特定人在特定情景下的匯報。部分匯報對時間有要求，部分匯報對時間沒有特定的要求，故以時間周期進行劃分，可以分為周期性匯報和周期性界限較為模糊的非周期性匯報；以功能模塊劃分則可以分為寫報告、看報告、評報告、管理報告。

 

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