庫存領域的業務——庫存模塊

導語：近期公司需要把一個事業部的發貨及庫存相關業務實現線上化，在我們部門內部進行業務調研及充分討論后，庫存中心的產品規劃方案基本確定，本文把我們實戰過程中的方案分享給大家，期望能夠為讀者在設計庫存模塊時提供些許思路。

01 場景說明

XX事業部主要業務以化工貿易為主，在市場上對部分產品處于核心地位。XX事業部自己不進行產品生產，主要提供營銷服務，倉庫、物流均以整合社會資源為客戶提供服務為主。整體的業務流程如下：

1. 客戶自己在平臺下單，或業務員代客戶下單，提交訂單時需要判斷發貨倉是否有足夠的貨物發出。
2. 內勤確認訂單無誤后，進行發貨操作，業務要求后期需要進行自動發若客戶有特殊需求則需要指定具體批次貨物進行發貨。
3. 根據發貨單，由倉庫人員處理出庫，并進行實際的庫存扣減。
4. 物流人員根據發貨單中的收發貨信息安排承運商進行配送，并回收配送相關狀態。
5. 在客戶需求變更或配送的貨物發生異常情況時能夠進行售后申請，把貨物進行相應處理。
6. 對于庫存管理人員要求能夠定時進行庫存盤點，能夠及時發現庫存貨物由于一些管理上的異常情況而導致貨物數量異常的情況。
7. 貨物需要定期進行存貨核算以及倉儲費用結算。

在整體的業務模式中主要可分為以下三種貨物供應模式：

1. 計劃性的向供應商采購貨物后進行備貨，再銷售給客戶。
2. 在客戶下單時若除常規備貨的商品外還有其它貨物需求，可由銷售反饋給采購后進行零采。
3. 向兄弟公司調貨銷售給客戶（具體可分為對方公司直接發貨給客戶和由銷售公司發貨給客戶兩種方式）。

在庫存管理的業務中，事業部相關人員要求需要及時知道有多少貨能夠進行銷售，其中有多少是已經在倉庫可以隨時發貨，有多少可能是已經采購但貨還在配送過程中，還有一些可能是產品管理人員能夠預測未來會到貨的貨物數量。

02 業務分析

通過對上述場景進行分析后，我們能夠把和庫存配送相關的業務進行如下分類：發貨業務、出庫業務、到貨計劃、入庫業務、庫存管理業務、調撥業務、售后處理、其它出入庫業務。

整體的業務架構圖如下：

在整體的業務架構中，各個部分具體的使用角色以及所需要負責的業務具體如下：

發貨：一般由銷售助理/內勤人員完成，其主要任務是執行銷售訂單，在客戶沒有特定要求下，可以設置為系統自動生成，按先進先出的規則進行批次匹配，在客戶對批次有特殊要求下需要人工干預，選擇對應批次的貨物發給客戶。

注：在化工行業不同批次貨物其性質會有所差異，故客戶會有一些特殊要求。而發貨單也是事業部對接倉庫、承運商的單據，倉庫根據發貨單進行貨物分揀并以發貨單與提貨司機進行匹配，防止貨物錯發，同時物流調度人員也會把發貨單分配給具體的承運商，承運商下的司機根據發貨單到對應的倉庫進行提貨，并配送到對應的收貨地址。

出庫：公司以出庫單為依據影響庫存，同時也根據出庫單生成實際發生的應收。主要分為銷售出庫、退貨出庫、調撥出庫、其它出庫。銷售出庫主要為根據發貨的實際情況進行庫存扣減，是記錄貨物從真實的從對應的倉庫中已經發出的憑證；退貨出庫主要為記錄售后需要進行退貨處理的記錄憑證，把退貨業務放在出庫單中進行記錄有一個好處就是能夠直接通過負數的單據關聯原有單據進行沖銷，而根據出庫單生成應收后也能直接進行應收沖銷，由此不會改變財務核算的邏輯；調撥出主要記錄跨組織調撥、轉庫調撥等情況，能夠記錄清楚該出庫時由哪家公司發起調撥而產生的，最終能夠反映在內部結算上；其它出則包含了盤虧出、報損出等不同的情況。

退貨質檢：主要記錄在客戶把貨物發回到指定地點后到貨物再次入庫之間的業務信息。能夠在該單據上記錄貨物異常的情況以及責任所屬。

到貨計劃：主要用于記錄計劃性采購訂單貨物接收計劃，能對在途可售庫存進行管理。到貨計劃需要記錄貨物是否可售，到貨具體的時間、數量、位置等信息。

入庫：入庫單能夠直接影響庫存，同時能夠根據入庫單生成實際發生的應付；主要分為采購入庫、退貨入庫、調撥入庫和其它入庫，具體邏輯和出庫類似。

庫存邏輯：主要分為庫存設置、明細、庫存量和庫存報表。庫存量的定義和具體邏輯是該部分最為復雜的業務，在討論庫存量前我們需要明確幾個定義：

• 現存量：指倉庫（可以是虛擬倉）中實際存放的貨物數量，理論上能夠進行實際出庫的貨物數量，有些文檔中也稱之為物理庫存、賬面庫存。
• 在途可售：指貨物未在倉庫，當時也能夠銷售的庫存，支持外部采購在途、內部調撥在途。
• 待發貨量：指已經下單需要進行發貨的貨物數量，支持銷售待發、調撥待發。

以上三個庫存量均有實際單據進行對應，由于我們需要管控到批次基本，所以我們需要同時在SKU和批次兩個維度進行庫存量的記錄，在途可售不需要在批次維度進行記錄。

基于此我們通過計算得出我們能夠用于銷售的可售量，再通過一些庫存分配策略我們就能實現很好的庫存管理，例如：可設置預留量20%，各個渠道設置不同的數量，各個渠道可售數量之和可以大于總庫存，但每個渠道的庫存則不能大于最大可售量。我們也能夠設置相應的庫存預警機制，在庫存低于一定比例是能夠進行預警或者是限售。

03 功能設計

通過對具體的業務進行分析后，我們即可對產品功能進行詳細設計，根據業務的實際情況，整體的功能結構如下圖：

從業務分析中我們可發現主要涉及兩個領域的業務：物流配送領域和庫存領域，物流配送領域我們暫且不做具體的功能設計說明，對庫存中心整體分為四個大的模塊：出庫管理、入庫管理、庫存管理、其它管理。

出庫管理主要滿足庫存扣減相關的業務場景，例如：銷售出庫、調撥出庫或其他出庫，但有一種特殊情況就是售后退貨也是放在出庫模塊，主要是出于財務核算邏輯考慮，如果公司財務核算是應收和收款核銷，應付和付款核銷，沒有應收和應付核銷的模式，那么售后退貨就應該用出庫模塊解決，如果公司由應收和應付核銷的模式則也可以把售后退貨放在入庫模塊；但第二種模式會增加財務核算的難度，同時在進行庫存統計是也會造成入庫數據虛高，實際出庫不足，主要還是看具體業務的模式。

由于我們服務的事業部暫沒有做應收和應付核銷的模式所以我們就采用了第一種方式，而對于出庫單之前是否一定需要有發貨單也是要根據具體業務進行規劃，如果倉庫管理、物流配送都是自己公司內部完成，也可以使用出庫單+配送單的模式進行處理。

由于我們的業務是物流配送和倉庫管理都是外包給第三方所以對外是以發貨單為標準單據進行管理，所以出庫單只是發貨單的具體執行情況的記錄。

入庫管理主要滿足庫存增加的相關業務場景，例如：采購入庫、調撥入庫和其它入庫，同出庫一樣在采購發生退貨時也是以入庫單的形式進行處理，如此設計的理由和銷售側是一樣的。

對于庫存管理，則屬于庫存中心最為核心的業務模塊，根據業務分析中的相關概念，我們把單據對庫存的影響整理一張圖：

上圖中有一個核心公式：可用量=現存量+在途可售-待發貨量，由于化工行業的產品有分批次的特性故需要考慮SKU級的庫存結構設計和SKU+批次級的庫存結構，批次級的現存量合計一定要等于SKU級的現存量，而待發貨量則不一定相等；在提交訂單時（提交或支付）以SKU級的庫存（不考慮庫存分配規則）進行校驗即可，在進行發貨時則需要同時滿足訂單上的可發貨量和SKU+批次及的可用量以防止超發或者超賣。

在SKU級的可用量的基礎上我們可以根據具體的業務設計庫存分配策略，庫存策略以可分為預留和可售，預留則表示不對外進行銷售，可售又可按渠道、活動級其它邏輯進行分配，各個方式之間的總和可超總可售量，但每種方式不可超總可售量，通過如此設計我們可以最大限度利用庫存，而避免出現超賣現象。

庫存的核心計算邏輯主要在圖示藍色部分，基本上把各種單據對庫存的影響都羅列進去了，但以上的整體邏輯還是基于有貨（或在途）的情況下開展的，但還有一種特殊情況是該邏輯不能覆蓋的即預售/期貨模式，預售/期貨模式是以銷定采的模式，是在確定了銷量的情況下再去進行集中采購；所以對于預售/期貨模式 我們需要單獨設計一個虛擬庫存的模塊，而該模塊根據實際經營可以輕量級的方式在商品中心進行實現，最終在進行貨物交付的時候在通過出庫單進行管理即可。

在庫存中心還有庫存預警、盤點、期初處理等功能，在此不一一展開說明，大家可根據自己的實際情況進行產品功能設計。

04 總結

庫存領域的業務是一個相對比較專業和復雜的領域，市場上也有十分之多的傳統軟件或SaaS，在很多企業認為通過采購的方式去部署一套軟件性價比會比自建庫存中心要高。

但筆者認為在數字化轉型的浪潮之下，通過數字化的工具提升供應鏈的效率、降低供應鏈管理的成本一定是一個十分之重要的目的之一，營銷測的數字化轉型大多數企業已經通過消費互聯網認識到了其價值，我想供應鏈測的數字化轉型在接下來的這幾年也一定會逐漸顯現其寶貴的價值。

傳統的庫存管理軟件不管其架構還是對業務的實現都有其弊端，很難實現和營銷側的互聯網架構的系統進行完美對接；所以自建基于互聯網架構的庫存中心，并培養懂庫存業務知識的互聯網人員是大多數要做數字化轉型或產業互聯網的企業必須要完成的任務之一。

希望本文能夠對讀者有所助益，也希望與更多的正在從事數字化轉型或產業互聯網的人士進行溝通交流。

#專欄作家#

不可分類者，微信公眾號：中臺產品，人人都是產品經理專欄作家。專注于電商中臺的產品設計，擅長產品規劃及需求分析；熱衷于研究中臺、SaaS等領域的最新產品形態。

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