品牌行銷策略，產品行銷與設計，各類型行銷推廣案例分享-品牌行銷點點讚
編輯導語：會議紀要應該是每個職場人都曾經經歷過的，但是我們真的能把它寫好嗎？本文作者從會議紀要的重要性出發，結合具體案例分享了寫會議紀要的關鍵步驟和需要注意的問題，希望對你有用。
在日常的項目管理中，會議是一種很重要的溝通方式，很多項目在立項之初就會進行會議的參會人，時間頻次，固定議題等多項內容的約定，可見會議在項目團隊和相關干系人之間傳遞信息的重要性。
關于如何高效開會的內容和教程非常之多，在這里不拓展來講如何開會，而是和大家談談如何如何做好一份會議紀要。
01 為什么要做會議紀要？
會議紀要做為整體會議過程和會議結論和下一步行動的重要載體，不僅需要真實還原和總結會議中各方的核心觀點，有用和有指導性的發言，還有對會議內容深度的整理提煉。以及在一些正式的商務場合還會作為雙邊合作的重要共識發布；
會議紀要不同于會議記錄，做為整體會議過程和會議結論和下一步行動的重要載體，雖然簡單，但是想要做好卻很不容易。
常見的一些不夠專業的會議紀要大體上可以歸為幾類：
- 流水賬式會議紀要：洋洋灑灑記錄了一大堆，每個人的發言都進行了記錄，內容冗長無比，閱讀和理解成本都很高；
- 空心樹式會議紀要：只見框架，不見核心內容和要點，讀完之后，大致了解會議發生了什么，卻不知道最終產生了哪些結論；
- 斷橋式會議紀要：缺少一些重要內容銜接，讀完會議紀要后，各種疑問；
02 什么是一個好的會議紀要
我個人原則是：站在會議紀要的消費者視角，當一個未參會的人員讀到這份會議紀要時，能夠在較短的時間內（30秒-1分鐘內），獲得會議的議題，重要結論，核心觀點和下一步行動，如同參加了一個濃縮版的會議。
基本上總結下來一個好的會議紀要要求是：
- 真實還原，不偏不倚
- 要點突出，結構清晰
- 內容完整，合理取舍
- 行動明確，責任清晰
03 案例剖析
一個會議紀要的實例（涉及隱私只保留會議紀要的框架）來做進一步的剖析：
會議紀要7步走：
第1步：提前指定會議記錄人
在會議開始之初，挑選好合適的會議紀要負責人。
很多會議，在開始之初沒有指定對應的會議紀要的負責同學，會議進行到一半，發現有一些問題討論結論較多，很有可能會在會后忘記的時候才想起來找一個會議紀要的負責同學。
這種臨時派工的行為很多時候會讓被臨時指派的同學倍感壓力，因為很多之前討論的內容可以大家都已經不太完整的記住了，如果這個臨時指派的同學在之前還處在開小差的情況下，那就更糟糕了，不僅他回憶起來的片段少之又少，對于后續期望能夠看到會議紀要的人，很遺憾也無法獲得會議完整的要點。
第2步：還原會議參會人員
在會議紀要的開頭，完整的記錄下參會的人員以及缺席的人員，主持人和記錄人。
為什么要記錄下來缺席的人員？一方面是真實的反應參會的考勤情況，另外一方面我個人的習慣是對于一些重要的參會人員，如果臨時缺席且會議又正常舉行的情況下，作為會議的主持人或者記錄人員，在會后主動向這些缺席的參會人員征詢對會議結論的意見或反饋，是保證會議討論達成一致和共識的完整性保障。
第3步：重述會議議題本身
在一個高效的會議過程中，主持人應該讓參會全員圍繞著會議議題有序開展討論，以保證達成會議預期的目標產出。
同樣在會議紀要的過程中，記錄人應該專注于會議議題本身來進行整個紀要的梳理，這也是把本次會議的重點重提，讓會后閱讀的人員的重點更加聚焦。
第4步：講好每個議題故事
每個議題在紀要的過程中，要當成是一個完整的故事來進行記錄。
一方面是一些重要的背景和前提給到與會各方，然后參會者就這個議題和主持人給到的切入點進行詳細且深入的討論，或達成共識，或形成結論，或在某些地方仍存在分歧有待下次討論。
在過程中，還有會有一些重要的方向性指導意見給出，也要完整的還原出來在，這種原話性的指導意見，忠于原話就好，不需要進行進一步的提煉和重述。
第5步：提供會議支持材料
如果有在會議前提前分享或在會議過程中支撐討論的相關重要材料和內容，在會議紀要中，以會議支撐材料附件的形式附錄進入會議紀要，以幫助會后的閱讀者們獲得理解上的支撐，以及參會者回溯。
第6步：進行議題反饋閉環
前面其實有會后征詢缺席人員的反饋意見閉環；另一個重要的閉環就是在會議上達成的下一步行動，具體在會議過程中就要形成對該下一步行動的責任人，目標達成時間等內容，并在會后，或約定在下次會前完成。積極進行這些下一步行動點的跟蹤，完結。
第7步：會議紀要的發送
發送前，邀請會議的相關核心人員進行必要的初稿審核，一方面是查缺補漏，另外一方面也是保證共識準確一致。
發送給到相關人員時，注意選擇合適的發送渠道，比如我們有的時候會選擇用釘釘文檔的方式，有時在正式的會議紀要會使用郵件，有時會同時多渠道發送；
會到會議紀要本身的功能，發送渠道的選擇因會議性質和內容而異，企業和團隊的文化和溝通習慣而定，切勿一刀切。
其他的一些tips
- 顏色的運用：我的個人習慣是，標題性質的內容用醒目的顏色來進行標記，幫助閱讀者獲得整體會議紀要的框架。在重要結論或指示性結論處用紅色字體進行標記；在下一步行動部分，使用綠色，灰色，黃色，紅色來標記下一步行動的狀態和緊急程度；比如灰色就是”暫停/暫緩執行”,綠色為”已完成”等。
- 字數的要求：盡量要求言簡意賅，在正常的閱讀速度下，30秒能夠閱讀完畢整個會議紀要為佳。
- 會議紀要的輕重：值得一提的是，并不是每個會議都需要上述正式的會議紀要。取決于會議議題的討論深度，廣度和重要性。適當做一些因地制宜的紀要內容調整，你的會議紀要會更加高效。
希望閱讀完你也能寫出一份專業的會議紀要來~ 也歡迎留言交流你的項目管理其他方面的困惑。
本文由 @拾初 原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載
題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議
給作者打賞，鼓勵TA抓緊創作！
1人打賞
