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編輯導讀：要說職場人最討厭的字眼，“開會”一定榜上有名。時間長、效率低是很多會議的特點，尤其產品經理要參加大大小小各種會議，因此苦不堪言。如何開一場高效率的會議呢？本文作者根據自身工作經驗，對此進行了分析，與你分享。
“大家好，我是阿境，人稱產品界的吳彥祖，一個沉穩又不沉悶的男人”
“吳彥祖，下午三點開會”
“收到”
阿境相信所有產品經理在日常工作中都會有大大小小的會議，項目周會，需求評審會，需求討論會，交互評審會，項目總結會等等，用“貫穿工作全程”六個字來形容毫無違和感。
實不相瞞，“白天開會，晚上干活”的事情不論在大公司or小公司均是屢見不鮮。
不瞞你說，即使是作為廈門吳彥祖的阿境也深受困擾！
但事實是會議真的多如牛毛占據一整天的時間嗎？
是否有合理利用好每一場會議的節奏？
如果你苦于會議太多，時間太長，不妨看看阿境總結的會議寶典。
提升效率，拒絕無效會議。
白天開會，白天工作，晚上好好回去燉個湯擼會貓它不香嗎？
一、為什么需要高效的會議？
1. 會議的目的
要了解會議的目的，先了解什么是會議？
會議指的是有組織、有領導、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。
劃重點，“組織”、“領導”、“目的”、“程序”是會議的幾大要素。
而“限定的時間跟地點”也是重要的一個限制因素。
可以這么說，會議的目的在于溝通并解決問題。
解決問題是重點，會議是更有效率解決問題的一個方式。
2. 失敗的會議結果
1）開會開成流水賬
開會不帶著目的來開，造成會議過程僅僅是闡述問題，沒有明確會議目的，容易偏離會議主題，
開著開著變成記錄日常事項的會議。
會議內容看似豐滿，但內容毫無營養，“討論半天，不知所云”。
2）開會開成菜市場
在會議的過程當中，若會議沒有合理的規劃及管控，容易出現“你一言我一語”的情況，這正是因為偏離會議主題的原因以及會議主持人沒有把控好會議節奏導致的情況。
浪費了會議時間不說，同樣透支了參會人員的耐心。
“辯論半晌，毫無收獲”是這類會議結束之后的感悟。
二、產品經理會經歷的會議
回顧一下產品的生命歷程：“業務需求→市場調研→產品架構→功能需求池→功能流程圖→頁面原型→功能邏輯→產品需求文檔→產品評審→測試用例→數據分析→產品迭代”。
由此，可以引申出，產品經理會涉及的會議有：項目周會/月會、項目啟動會、需求討論會、需求評審會、交互評審會、需求排期會、項目復盤會。
簡單提一下幾個會議的內容。
- 項目周會：主要包括項目日會、項目周會、項目月會。用于與項目組人員對齊項目進度，把控項目風險及項目變更。
- 項目啟動會：用于項目的啟動，包括項目的立項，前期準備，所需資源的規劃、成本的估算等，等同于項目立項會。
- 需求討論會：包括與領導、運營、產品、交互間的需求討論會，不同角色側重點各有不同。主要針對需求的合理性、必要性及可行性從不同角度出發進行探討。
- 需求評審會：主要針對需求文檔，與團隊成員（運營、開發、測試、交互）進行需求的評審及修改，便于后續推進需求的落地。
- 交互評審會：通過產品經理的調研、分析等，交互產出交互稿后，與產品經理進行交互稿件的評審及修改。
- 需求排期會：通過確定后的需求文檔，開發進行整體項目的排期，包括設計稿、客戶端、服務端、前端、測試等各個節點的deadline制定，其中包括項目的把控、風險預估等。
- 項目復盤會：項目上線后，通過一定時間的運轉，分析項目成果。并羅列整個項目進程中所發生的項目事項，復盤項目過程，對優項進行總結，抽象成SOP便于后續學習，對劣項進行優化，避免再次發生。
三、每個會議的通用法則
乍一看，好家伙！這做一個產品經理咋這么多會議？
敢情這白天都不用干活光開會了？
但作為一名產品經理，最主要的能力不就是解決問題的能力嗎？
會議多？時間長？人員亂？
別急，阿境抽象總結了會議的通用法則，不論是哪種會議，都能夠用得上。
（別夸我！實在要夸的話，就夸我是廈門吳彥祖就好）
1. 會議的五要素
會議五要素包括人物、時間、場景、事物、主題。
【人物】
參會的干系人，包括主講人及參會者
【時間】
指會議的開啟時間及結束時間。
我們在開會的時候，往往記得通知會議的開始時間而忽略了會議的結束時間，也就是會議持續時間。
當沒有設定結束的時刻，那么當人在手頭沒有緊急要事的時候，就會在潛意識當中認為會議時間很長，從而無限拉長會議時間，造成會議效率低下。
試想一下，你領導給你布置一個任務，但是沒有deadline，那么你會當天就解決掉嗎？
答：“會的！”
好了，別欺騙自己了，大概率是不會的！
注意要點：
會議時間記得提前邀約，每個人手頭都是有任務安排的，尊重他人的時間及安排。
若涉及的時間有沖突，根據重要性程度去協調對應方的時間。（例如老大A與下屬B的時間沖突了，在會議無法延期的情況下，協調下屬B的時間）
【場景】
指會議的開會地點，包括有投影儀、白板等設施，便于會議地有效進行。
【主題】
會議的內容及事件，包括會議的背景，最終解決的問題。
2. 會議通用流程
關于會議的通用流程，簡單來說，阿境總結了一句話“一約二講三總結”。
- 一約包括約會議人員的時間、會議室的時間；
- 二講包括講述會議背景，闡述會議內容；
- 三總結包括總結會議內容，執行會議結果；
若將整體流程剖析開，則可分為【會議前】、【會議中】、【會議后】三部分
【會議前】
- 以類郵件形式發布會議邀請，附上會議文檔（如需求文檔等），并提前周知參會者閱讀
- 若有需討論內容，周知參會者提前準備，提升會議效率
- 若會議上涉及方案討論，提前準備多種方案
- 若涉及方案評審，則所有問題在會前提前解決
- 提前預定好會議室、投影儀等，并在會前提前到達準備
- 若有白板，可在會議前提前寫上會議目的及背景等（節省會議效率）
- 確認好會議記錄者，便于會議紀要的撰寫
【會議中】
- 會議第一件事介紹會議背景、目的（該點雖小，但無比重要！）
- 清晰闡述會議結構，突出重點，區分會議時間的劃分主次
- 主講人需掌控會議的主導性及方向性
- 時刻明確會議主旨，討論過細或者遠離此次會議討論范圍時一定要及時拉回來，提高會議效率
- 會議中爭議較大的點，采取“5分鐘原則”，若限定時間內未得出結果則延后討論
- 會議整體時長不宜過長，若時間的確過長，則可一一拆分
- 可借助工具（白板、電腦等）通過可視化給到項目組人員更直觀的表現
【會議后】
- 整理會議紀要，越快越好（保證內容的不失真，以及項目人員能夠及時回顧會議內容）
- 會議內容以郵件形式周知參會人員，需要執行的，明確指出具體責任人
- 會議遺留問題在短時間內進行解決
四、高效會議的寶典
1. 項目周會/月會
- 主講人提前做好項目進度的闡述
- 項目各角色闡述項目進度，項目問題，項目解決方案及所需配合資源
- 把控項目當前風險，若出現風險則尋求解決方案
- 項目若有需求變動，在會上一并提出并記錄
2. 項目啟動會
- 準備好項目調研報告、項目數據情況等材料
- 主講人需要提前準備項目概述及啟動陳詞
3. 需求討論會
- 準備好各角色的產品需求(包括運營需求、產品需求、老板需求、商務需求等)
- 提前標注好需求背景、需求價值、用戶價值、預期解決方案等
- 與需求方溝通清楚需求的來龍去脈，確定需求是否要推進
- 會后標記需求狀態
4. 需求評審會
- 針對于每個需求點，產品經理需做好數據調研、市場調研、用戶心理分析，需求背景，用戶價值等的準備，應對項目組人員對需求產生的疑問
- 提前將需求與各開發單獨核對，方案上有問題提前解決
- 產品經理核對需求當中的錯誤點（避免簡單的邏輯錯誤等）
- 切勿將需求評審會開成技術研討會，及時“制止”評審會的技術過多的討論
- 在陷入某個問題過久時，若無合適方案，記錄下來且會后再議
- 切記，需求評審會并非討論會，而是方案確認會，過長的會上討論容易引起疲憊
5. 交互評審會
- 提前與交互人員確認好交互方案
- 進行組內評審，如果是新人，盡量與導師or其他交互人員溝通
- 在出交互方案錢，若時間充足，盡量羅列不同的交互方案，便于會上溝通
6. 需求排期會
- 針對于于每個需求的時長進行提前評估并預判
- 在排期過程中若有疑問及時提出并修改
- 排期會一般不會太長，僅是針對于排期，對齊項目組人員的工作任務
7. 項目復盤會
- 產品側人員收集各項目角色在項目當中的感受體驗
- 產品側/運營側總結產品數據表現，并給項目人員展示
- 會議上根據各角色總結的問題，逐一發言并且尋求解決方式
- 總結項目復盤內容，形成文檔并在下一次項目中改進
五、會議注意要點
1. 重視會議前的準備，提前了解會議主題及內容
會議前的準備不僅僅是主講人，包括參會者。
主講人需要準備會議內容這點無需多言，參會者也需要了解會議的內容并提前準備相應的材料及內容。
當然，有些想法及靈感是在會議當中思想碰撞才產生的，這也是在有提前準備的前提下。
2. 明確會議目的，并把控全程節奏
在會議過程中，我們在討論過程中往往會講著講著就開始偏題，從A講到了B，而后在B討論了半天 ，發現時間已經流逝，回過頭來，B既不是會議要解決的問題，A也沒得到有效地方案，造成了會議時間的浪費，且參會人員會有挫敗感。
這就是沒有明確會議目的，“強行偏題”的結果。
在會議剛開始時，通過與參會人員明確會議目的，達到會議“有意義”。
建議：通過白板書寫目的及流程
3. 精準管理會議時長，把控“注意力優先法則”、“5分鐘原則”
會議時長不宜過程，所以需要設定會議deadline。
但在進展過程中，由于會議討論，不可抗因素等，往往容易造成會議拖堂。
根據科學研究“注意力優先法則”，“人的精力在百分百的狀態下只能維持30分鐘，超過則效率會呈指數降低”。
過長的會議會使得整體參會人員往低效率的方向前行，同時會引起人的心情煩躁，從而可能在會議中導致錯誤的決策及討論。
由此，會議主講人需精確管理會議時長，減少會議拖堂。一旦在時長有可能因為某些因素拉長時，盡力加快部分內容的講解。
若在會議過程中，某個問題點爭議較大，則根據“5分鐘原則”，若5分鐘內未解決，記錄下來會后單獨解決。
建議：設定會議鬧鐘
4. 記錄好會議紀要
往往在對于產品新人，在一場會議之后，總會被叫去記錄會議紀要。
也常常聽到有產品朋友抱怨“領導總讓我做會議紀要這種雜事，我該怎么辦？”
記錄的目的在于會議核心內容的記錄同步及后續的復盤，并非記錄本身。
在阿境看來，這并非雜事，相反，能夠鍛煉對于會議內容的提煉能力，以及產品經理所必備的書面表達能力。
同時，把時間線拉長點來看 ，會議如此之多，事情如此之繁雜，會議紀要對于項目人員來說，起到復盤的作用。
可以說，寫好會議紀要，才能使得會議不白開。
5. 控制好開會人員
與其說控制好開會人員，不如說是控制好開會人數。
人數多≠信息傳達全。
往往我們會有個誤區，開會需要將所有牽扯到的干系人都拉過來，但人數多容易造成了會議效率低下的情況。參會者若不清楚邏輯，則在會議中提出的問題打亂了會議的進度及秩序，從而浪費了真正會議的時間。
僅與會議有直接關系的人參與即可，較為邊緣的人員可等到會議中途再參與或者是后續查看會議紀要。
6. 提前規劃好會議
“會議太亂了”、“會議開完不知所云”、“仿佛是花了兩個小時聽了一場辯論會”等感受都是由于沒有提前規劃好會議造成的。
規劃會議包括會議的時間分布、會議內容主題闡述，會議總結等，主要由會議主講人來進行規劃會議。
時間分布主要指時間的劃分，比如會議總共為ABC三部分內容，A占會議時長的50%，B占會議時長的30%，C占會議時長的20%。當其中一部分超出了時長，為了會議的效率，在保證內容的前提下，縮短其余部分的占比，保證會議簡約。
會議內容主題闡述主要指主講人邏輯清晰，闡述分明，減少不必要的語言。
會議總結指的是在會議結束后，通過總結陳詞，明確會議結果，及各部分人員在會后所需要的做的工作內容。
7. 把控好“發散思維”及“收斂思維”
“發散思維”及“收斂思維”是我們平時運用得較多的思維方式。
但在不同的會議上，需要運用好這兩種思維，例如“需求討論會”更多的是“先發散再收斂”，而在“需求評審會”更多的是運用“收斂思維”。
合理地運用好兩種思維方式，也能夠使得不同會議達到最優的效果。
還有一類思維稱為“涌現思維”，是介于兩種思維的中間，通過在早期分歧階段涌現的靈感來刺激新想法的產生，更多出現在“頭腦風暴”之類的會議上。
六、寫在最后
在產品經理的實際工作當中，會議會有，不可避免，那么，若出現了效率不高的情況，就去優化它。
與此同時，阿境也采訪了身處大/小公司的幾位朋友（幾位真的很多了，最近忙成dog），不論公司體量大小，都有“會議多，效率低”的困擾。
也盡己所能總結部分會議SOP，以及注意要點，雖不全，但精辟。
總的來說，“提前準備，把控節奏，做好紀要”是一場有效率會議的必要條件。
共勉。
#專欄作家#
阿境，微信公眾號：夢想家阿境，人人都是產品經理專欄作家。遇到過三位數的DAU，也有八位數DAU的經歷；擅長產品面試的指導，用戶需求的洞察，對社交領域有深入的見解。
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