項目推進緩慢,問題到底出在哪?(下)

編輯導語:在團隊合作中總會遇到一些問題,團隊溝通合作時,需要多方的配合進行整個流程的進度推進,這時候溝通協作能力就非常重要了,怎么樣才能讓小組成員溝通順暢呢;本文作者分享了關于項目推進緩慢的原因,我們一起來了解一下。

今天的推送是關于設計團隊工作效率問題的最終篇。

筆者在前兩期舉過的例子包括:

  • 項目周期過長,推進十分緩慢?
  • 每天都在忙東忙西卻沒有什么實質進展?
  • 每天都在忙東忙西卻沒有什么實質進展?
  • ……

在聊完了工作流程和產品目標定位的問題以后,今天我們繼續來總結一下團隊溝通合作的問題,希望能對大家有一點幫助。

如果大家覺得有所共鳴,希望我們可以逐一擊破,進行改正;如果大家暫時還沒有碰到過類似情況,那么恭喜你,以后繼續注意規避問題,保持好的工作狀態吧~

  • 工作流程顛倒,進度停滯不前
  • 產品定位和目標用戶的臨時變動
  • 組員們各自忙碌,無法有效溝通

三、組員們各自忙碌,無法有效溝通

人埋頭忙碌時,不自覺就會沉浸在自己的工作場里,忽略了與其他相關人的聯系。

不和他人及時溝通,會產生哪些弊端呢?

  • 你的組員覺得你好忙,但不知道你在忙什么
  • 你的組長覺得你好忙,但不清楚你在想什么
  • 大老板不了解你的組每天忙著創造了什么

1. 你的組員覺得你好忙,但不知道你在忙什么

一個團隊包含了各種不同的角色,雖然大家各司其職,但組員們做的工作實際或多或少都會互相產生關聯。

如果不能及時溝通,交換信息,很容易遺漏關鍵信息,錯過進行靈感火花碰撞的時機。

當然有一些性格開朗比較健談的同事會在休息間隙聊聊天,互相了解一下各自負責的業務。但那通常也只是泛泛而談,很難對彼此的工作有深入的了解。

所以定期的信息交換和資源共享十分重要,一個團隊必須保持規律、穩定的溝通習慣,才能保證大家步調一致,共同前行。

但溝通必須是“有效”的。

成員們要保證相互分享的內容有價值,分享過程有效率,而不只是花大量時間通講自己的工作流水賬或腦暴草稿。

否則你就會在講演過半的時候,瞄到昏昏欲睡的同事們不約而同地刷起了手機。

筆者之前就碰到了很多次這種情況:

全組五六名成員,安排每人半小時共享自己的工作成果。結果實際開會時,大家準備的材料信息量過大,重點不明晰;加之對講演時間的把控有欠缺,每個人都拖堂了半小時甚至一小時。

最后會議結束時間到了,排在后兩名的組員沒機會分享了,只能等著下一次再協調大家的時間另外安排會議。

沒有效率的溝通,自己講的累大家也聽的累,這樣的分享缺少說服力,很難服眾。

2. 你的組長覺得你好忙,但不清楚你在想什么

設計師有時匯報方案會遇到這些情況:

  • 組長頻繁打斷你進行提問
  • 組長質疑你的設計大方向
  • 講演未結束即被組長叫停

若大家曾經歷過類似問題,也許是因為你跟上級交換信息的周期太長了。

你希望呈現一個優秀的方案,于是花長時間埋頭美化效果圖細節和PPT結構。

但從你上級的視角看,他可能只看到一個沉默不語對著屏幕的后腦勺。

在方案形成初期,重要的是“把事情講清楚”。

讓人看見你的設計思路和思考方向,而不是執著于完美的細節呈現。

一味地埋頭干活,上級不知道你在干嘛,不清楚你在想什么,搞不好只會覺得你在瞎忙。

況且,你的設計思路不一定是最合適的。

但如果未能在前期發現問題,只是埋頭朝自己確信的方向沖;由于沒及時與團隊大方向對齊思路,可能就只是浪費時間做了無用功。

另一方面,當你拉長了溝通周期,將大量信息塞進一份“完美”的PPT里,也無意中加深了上級的吸收難度。

上級有可能越聽越糊涂,同時如果他發現你的方案無法滿足整個項目的預期,就只能請你暫時終止講演,重新做規劃。

若不改變這種工作模式,久而久之可能會導致惡性循環。

無形中增加了你本人的工作量,你的上級甚至還覺得你無法與團隊共同進步。

3. 大老板不了解你的組每天忙著創造了什么‍

俗話說得好:會哭的孩子有奶吃。

作為一個設計部的部長,管理著那么多設計團隊,很難對每個組都深入了解。

從最籠統的層面看,大老板通常可能只知道:

  • 團隊組長是誰
  • 團隊負責的項目類型是什么

但至此再往下細分,對于大老板來說也許就比較模糊了。例如:

  • 團隊組員人數以及分別是誰
  • 組員們各有哪些優秀特點和突出成就
  • 團隊目前具體的項目進展和階段成果
  • ……

簡而言之,就是小透明每天哼哧哼哧地干活,但是費力不討好,沒人知道你在干嘛。

要是你碰巧在一個展現能力不強的組就更慘了,大老板甚至不知道你們組有沒有創造實際效益。

你們整個組就是一座孤島。

一個缺少知名度,創造力和貢獻力排名不靠前的團隊,晉升名額和獎金包的分配都會受影響,更不用說組員的個人發展空間和影響力了。

話說到這就有點職場競爭小心思的意思了。

若是“搞事情”和“護短”能力較高的組長,他們會找準一切促使整個團隊的拋頭露面。比如:

  • 定期的階段性向上匯報
  • 設計成果的內部分享
  • 適當的對外求助與合作
  • ……

積極地做這些活動,一來可以讓其他stakeholders能對團隊和團隊工作有更深入的了解,二來也能為進行中的項目帶來好處。

這樣的組長帶領的團隊,組員們除了自身工作能力優秀以外,通常也具備“展現自己”的主觀意識,讓大家知道自己是誰,做過什么事,有哪些閃光點。

他們通常都具備這樣的特點:

  • 工作氣氛活躍
  • 競爭意識強
  • 與相關人聯系緊密
  • ……

團隊內部互相取長補短,互幫互助,共同為推進項目而努力;

團隊leader懂得Show off(褒義),積極把握提攜隊友的機會。

這兩點形成良性配合,不僅能擴大團隊影響力,也可促進成員們的個人發展,樹立成員們在公司內部乃至業界的知名度和專業形象。

如此一來,團隊和個人該有的晉升機會和行業影響力自然慢慢都來了。

以上就是筆者想和大家討論的關于設計團隊內有效溝通的問題。

我們來回顧一下,在【設計團隊的工作效率問題】這一系列討論中,筆者憑個人經驗總結了以下幾點:

  • 工作流程顛倒,進度停滯不前
  • 產品定位和目標用戶的臨時變動
  • 組員們各自忙碌,無法有效溝通

筆者想再次強調一下,不是所有的團隊都必然會面臨這些問題,但這些是很有可能會在設計工作中真實發生的。

希望筆者的一點思考對大家能有所幫助,注意規避問題,保持好的工作狀態。

筆者后續會單獨開一篇,跟大家聊聊關于設計師自我能力提升的一些見解。

感謝閱讀,祝大家工作順利><。

#專欄作家#

你柴,公眾號:你柴的aCupOfTea,人人都是產品經理專欄作家。工作三年的體驗設計師,base上海。

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題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協議

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