讓你快速提升的結構化表達

編輯導讀：你是否遇到過這樣的問題？說話經常被人打斷，或者說了半天對方卻聽不懂。這是因為你的表達缺少結構化。本文詳細介紹了如何進行結構化表達，以及用結構化表達講故事和寫作，還有常用架構，希望對你有幫助。

01 什么是結構化表達

先來看一下結構化表達的定義：

結構化表達：是基于結構化思維，理清事物整理與部分之間關系、換位思考后，進行簡潔、清晰和有信服力的表達，是一種讓受眾聽得明白、記得清楚、產生認同的精益溝通方式。

機構化表達的基本原則是：

• 結論先行：結論先行即用一句簡單的話概括整個信息，要求清晰、凝練、易懂，從對方的立場出發。
• 以上統下：表達要有層級，上層是對下層的概括和總結，下層是對上層的支持。
• 歸類分組：層級內要進行分組，分組要相互獨立、完全窮盡。
• 邏輯遞進：按照邏輯順序組織信息，可使用演繹法按照what-why-how組織信息，或使用歸類法按照時間、結構、重要性組織，或二者相結合。

我們為什么要使用結構化表達？

隨著互聯網的高速發展，信息日益泛濫，對我們的生活和工作的干擾變得越來越頻繁，人們的耐心也越來越少。在這種環境下，需要我們的溝通更加精簡和高效，而結構化表達正好可以幫助我們實現這一目的。

結構化表達有什么好處？

不僅有利于我們清晰地表達自己的想法，同時也有利于雙方記憶和思考，從而高效地達到溝通的目的。

02 如何進行結構化表達

結構化表達的前提是要有結構化思維，結構化思維幫助我們把問題分析清楚。可以通過使用思維導圖（常用軟件：XMind）來幫助我們培養良好的結構化思維。

第一步，界定問題。

1. 首先，是要把問題是什么搞清楚，問題是什么都搞不清楚，再努力也是無用功。很多人說得頭頭是道，卻嚴重偏題，所以定義清楚問題是什么，是進行結構化表達的第一步。
2. 其次，還要探究問題的本質，只有了解到對方的本質需求，才能根本解決問題。在之前發的文章《如何正確給產品經理提需求》中也提到過。造成對方不知道自己的真實需求的原因有兩種：一種是受認知的限制，一種是表達的不是問題而是解決方案。可以通過多問幾個為什么的方法來挖掘對方的本質需求。
3. 最后，在準確定義問題之后，可以通過框架對問題進行分解，明確問題的構成要素。

第二步，確定主題。

確定主題即確定表達的目的和內容。缺乏明確目的的溝通會讓對方誤解或感覺云里霧里。在溝通中不要忘記溝通的目的，才能達到最終想要的溝通效果。

1. 首先，確定表達的情境，情境包括時間、地點、方式、對象、對象的狀態、你與對象的關系等。對對象的了解至關重要，不僅要了解對象的身份，還要要了解對象的性格和偏好。
2. 其次，是根據情境確定表達的目的和要表達的內容。要站在對方的角度去想對方關心什么，才能充分準備好內容，達到溝通的目的。對情境分析得越透徹，越能找準目的和內容。

第三步，構建框架。

確定好主題后，就要用框架對內容進行組織。構建框架有兩種方式，一種是自建框架，一種是選用已有框架。

• 自建框架：首先，羅列要點，羅列出你所能想到的所有觀點；其次，對要點進行歸類；再次，構建框架，對要點進行高度概括；最后，使用相互獨立、完全窮盡的原則對框架進行檢查。
• 已有框架：經典框架有很多，例如市場營銷相關的4P、4C、SWOT等。選擇用哪種框架要由主題中確定的對象來決定，根據對象的情況選擇使用的框架。

第四步，預計問題。

對方接收到信息后，必然會產生一些疑問，對于這些問題可以事先想好答案。預計問題時要換位思考，要站在對方的立場去思考，分析對方提問的邏輯。可以使用5W2H思維模型問自己：如果我是對方，我會有哪些問題，然后把答案準備好。5W2H在之前發的文章《如何正確給產品經理提需求》中有講解過。

第五步，巧妙表達。

巧妙溝通可以通過圖表化、形象化、語言技巧、聲音技巧、肢體技巧等來實現。

• 圖表化：首先使用框架對內容進行梳理，然后根據框架選擇合適的圖表類型。很多人都是先選擇圖表類型，然后再填充內容，這樣是錯誤的。
• 形象化：通過講故事、使用道具、打比方的方式來實現。
• 語言技巧：投其所好、提醒風險、提供選項、抬高身份、感同身受。
• 聲音技巧：發揮停頓的力量，打造有變化的聲音。
• 肢體技巧：注意手部動作，多與對方進行眼神交流，站姿坐姿要自信。

03 用結構化表達講故事

通過講故事可以更能吸引大家的注意，更易于理解，更能觸動人心。就像《三體》中云天明通過“王國的新畫師 ”、“饕餮海 ”、“深水王子 ”三個童話故事講解了曲率驅動、低光速黑洞、維度攻擊三個復雜的物理原理。

一個好的故事要具備什么？

• 主題：是基于溝通目的的基本點，構成故事的其他因素都要服務于主題，是故事的靈魂。先明確主題，與主題無關的不要講，要表達一致。
• 環境：是故事發生的背景，細致的環境描述可以提升故事的真實性、畫面感，強化故事的效果。
• 人物：要講好一個故事，一定要突出人物的特點，以人物角色作為支撐，傳遞故事的內在思想和價值。
• 沖突：要讓故事具有吸引力，除了把握好主題外，更主要的就是在故事中制造沖突，這是確保故事曲折的需要。
• 懸念：是利用人們的好奇心，當懸而未決未必揭曉時，人們會不斷猜想，會長時間保持對故事的關注。
• 情感：故事走心才能打動人，可以通過展示細節、情景、真善美來引起情感共鳴，戳中人心。

怎么樣才能設計出好的故事呢？

常用的框架如下：

目標->阻礙->努力->結果->意外->轉折->結局

諾蘭導演的電影一般都是按照這個框架來的，例如《盜夢空間》。

04 用結構化表達寫作

第一步，設計標題。

設計標題要確定文章的主題和內容，分析受眾，突出文章價值，巧用語言技巧，設置匠心獨具的標題，讓讀者耳目一新。

第二步，撰寫序言。

序言可以通過講故事讓讀者產生興趣；或介紹報表主要內容和結構，讓讀者一目了然；或說明主要觀點，幫助讀者節約時間。可以使用SCQA框架來寫。

第三步，組織內容。

組織內容可以按照02如何進行結構化表達中的步驟進行，并符合結構化表達的基本原則，做到語言精練、表達明確，概括總結，寫出高度。

第四步，排版清晰。

如果內容較長，層次較多，可以通過頁面排版技巧來使層次和邏輯關系一目了然。

05 常用框架

“自古真情留不住，唯有套路得人心”，但也要適度，用多了反而顯得油膩，不得人心，不如像楊老師一樣真實的好。不管用什么套路，都不要失了真誠。

• PREP框架：P先講結論，R再講依據，E用數據或事例支持，P重申結論。通常適用于對方比較熟悉你所表達內容的情況下，通常溝通對象多為你的直屬領導或直接的利益相關人。
• STAR框架：S是背景，T是任務，A是行動，R是結果。從背景說起，為了完成什么任務，采取了什么行動，最終取到了怎樣的結果。通常適用于對象缺少背景知識或比較抵觸的情況下。
• FABE框架：F先說產品特性，A再解釋有點，B然后闡述利益好處，E用證據讓對方信服。以利益闡述為重點，證據要有說服力。通常用于銷售過程，循序漸進地引導用戶。
• AIDA框架：A先引起對方注意，I再誘發興趣認同，D然后刺激購買欲望，A最后促成購買。通常用于銷售過程，當對方壓根不了解商品對他有什么好處，能解決他什么問題。
• SPIN框架：分四個步驟進行提問，S是現狀型問題，P是難點型問題，I是暗示型問題，N是解決型問題。通常用于銷售過程，引導對方對問題有新的認識，將其具體化，讓其從解決方案中知道能獲得的利益。
• SCQA框架：S是情景，C是沖突，Q是疑問，A是回答。通常用來撰寫報告序言，能夠很好地吸引讀者的注意力。

06 結語

上面對結構化表達及應用做了全面的講解，但不管多么好的理論，如果不去練習實踐，最終也是會被遺忘。所以我們需要勤加練習，才能夠真正掌握結構化表達。練習結構化表達最簡單的方法就是“講三點”，趕快行動起來吧，像郎咸平一樣，凡事都是三板斧。

 

作者：月尊；公眾號：雜的界

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